Hyvin laadittu sähköpostikutsu on tärkeä osa vastaajien sitouttamista ja varmistaa, että viestisi päätyy vastaanottajan postilaatikkoon eikä roskapostikansioon.
Kun kutsut vastaajia osallistumaan kyselyyn, sähköpostikutsun muotoilu vaikuttaa merkittävästi vastausaktiivisuuteen. Hyvin kirjoitettu viesti ei ainoastaan kannusta osallistumaan, vaan myös parantaa viestin perillemenoa. Tässä parhaat käytännöt sähköpostikutsujen laatimiseen:
1. Kirjoita selkeä ja kiinnostava otsikko
Sähköpostin otsikko on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Sen tulisi olla lyhyt, osuva ja houkutteleva. Vältä sanoja, jotka voivat laukaista roskapostisuodattimia, kuten "Voita", "Toimi heti", tai "Rajoitettu tarjous". Sen sijaan käytä selkeitä ja suoria otsikoita, kuten:
-
"Haluaisimme kuulla mielipiteesi – vastaa lyhyeen kyselyyn!"
-
"Auta meitä parantamaan – jaa ajatuksesi!"
-
"Mielipiteesi on tärkeä! Vastaa lyhyeen kyselyymme."
2. Personoi kutsu
Personoidut sähköpostit toimivat paremmin kuin yleiset viestit. Jos mahdollista, puhutteluun kannattaa lisätä vastaanottajan etunimi ja sisältöä voi muokata aiempien vuorovaikutusten perusteella. Esimerkiksi "Hei [Etunimi], haluaisimme kuulla ajatuksiasi!" voi lisätä vastausintoa.
3. Kerro kyselyn tarkoitus selkeästi
Vastaanottajan tulisi heti ymmärtää, miksi hän saa kutsun ja mihin hänen palautettaan käytetään. Muista mainita:
-
Kyselyn tarkoitus (esim. palveluiden kehittäminen, asiakasymmärryksen kerääminen)
-
Arvioitu vastausaika (esim. "Se vie vain 2 minuuttia!")
-
Mahdolliset osallistumispalkkiot (jos sovellettavissa)
Esimerkki:
"Toteutamme lyhyen kyselyn palvelumme kehittämiseksi, ja arvostaisimme palautettasi. Vastaaminen vie vain 3 minuuttia, ja mielipiteesi auttaa meitä parantamaan toimintaamme!"
4. Käytä tunnistettavaa lähettäjän nimeä ja osoitetta
Luottamuksen rakentamiseksi käytä sähköpostiosoitetta ja lähettäjän nimeä, jonka vastaanottaja tunnistaa. Vältä geneerisiä osoitteita, kuten noreply@yritys.com, ja käytä mieluummin jotain henkilökohtaisempaa, kuten kyselyt@yritys.com tai [Nimesi], Yritys Oy.
Jos haluat vaihtaa lähetysosoitteesi pois oletusmuodosta @zeffimail.com, ota yhteyttä osoitteeseen support@zef.fi.
5. Pidä sähköpostin ulkoasu yksinkertaisena ja ammattimaisena
Liian monimutkainen tai visuaalisesti raskas sähköposti voi hämmentää lukijaa. Suosi selkeää ja helposti luettavaa rakennetta, jossa on:
-
Lyhyt ja kiinnostava aloitus
-
Selkeä linkki kyselyyn (mielellään viestin alussa)
-
Vahva toimintakehotus, kuten "Aloita kysely nyt"
Varmista, että sähköposti toimii hyvin myös mobiililaitteilla, sillä suuri osa vastaanottajista lukee sähköpostinsa puhelimella.
6. Vältä roskapostisuodattimia aktivoivia elementtejä
Sähköpostit voivat päätyä roskapostikansioon, jos ne sisältävät:
-
Liikaa isoja kirjaimia ("VASTAA HETI!")
-
Ylimääräistä välimerkkiä ("Tärkeää!!!")
-
Suuria liitetiedostoja (käytä mieluummin hyperlinkkejä)
Parantaaksesi toimitusvarmuutta, pidä viestin sävy luonnollisena ja vältä liiallista kuvien tai linkkien käyttöä.
7. Testaa ennen lähettämistä
Ennen kuin lähetät kyselykutsun, testaa se eri sähköpostiohjelmissa (esim. Gmail, Outlook) ja laitteilla (mobiili, tietokone, tabletti), jotta varmistat viestin toimivan oikein. Voit myös lähettää testin kollegalle tarkistusta varten.
Noudattamalla näitä ohjeita voit parantaa kyselysi vastausprosenttia ja varmistaa, että kutsut päätyvät oikeaan paikkaan. Hyvin suunnitellut sähköpostikutsut johtavat parempaan sitoutumiseen ja arvokkaampaan palautteeseen!<